PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK

Menurut Westland (2006), proyek adalah sebuah usaha yang menghasilkan seperangkat pengiriman dalam waktu tertentu, biaya dan kualitas tertentu.

Salah satu ciri-ciri proyek adalah :

1. Unit secara alami

2. Mempunyai batasan waktu

3. Mempunyai anggaran yang telah disetujui

4. Mempunyai sumber yang terbatas

Sedangkan pengertian manajemen proyek adalah suatu keahlian, peralatan, dan proses manajemen yang diperlukan untuk kesuksesan suatu proyek.

Manajemen proyek meliputi hal-hal berikut:

1. Sekelompok keahlian

Spesialisasi pengetahuan, keahlian dan pengalaman digunakan untuk mengurangi resiko di dalam mengerjakan proyek.

2. Sekumpulan peralatan

Berbagai tipe dari peralatan digunakan oleh manajer proyek untuk mengembangkan kesempatan untuk sukses

3. Serangkaian proses

Berbagai proses dan teknik-teknik diperlukan untuk mengusai dan mengatur waktu, biaya, kualitas dan kapasitas dari proyek.

Tahap-tahap dalam manajemen proyek web yaitu :

• Permulaan Proyek, meliputi beberapa hal yaitu :

1. Mengembangkan kasus bisnis

2. Membentuk studi kelayakan

3. Menetapan istilah referensi

• Perencanaan Proyek

Ada beberapa hal dalam perencanaan yaitu :

1. Menciptakan rencana proyek

2. Menciptakan rencana sumber daya

3. Merencanakan rencana finansial

4. Menciptakan rencana kualitas

5. Menciptakan rencana resiko

6. Menciptakan rencana penerimaan

7. Menciptakan rencana komunikasi

8. Menciptakan rencana pengadaan

9. Melaksanakan tinjauan tahapan

• Pelaksanaan Proyek

Tahapan dalam pelaksanaan proyek yaitu :

1. Membangun hasil kerja

2. Memonitor dan mengendalikan yaitu waktu, biaya, kualitas,perubahan, resiko, isu, pengadaan, komunikasi dan tinjauan tahapan.

• Penutupan Proyek

Kegiatan-kegiatan dalam penutpan proyek ini adalah :

1. Melaksanakan penutupan proyek

2. Meninjau penyelesaian proyek

12 Peraturan Dasar Manajemen Proyek:

1. Keuntungan konsensus tentang hasil proyek.
2. Membangun tim terbaik yang dapat Anda.
3. Mengembangkan rencana, komprehensif layak dan tetap up to date.
4. Tentukan berapa banyak staf Anda benar-benar perlu untuk menyelesaikan sesuatu tepat waktu.
5. Memiliki jadwal yang realistis.
6. Jangan mencoba untuk berbuat lebih banyak daripada yang bisa dilakukan.
7. Ingat tim Anda dan kontribusi mereka.
8. Mendapatkan dukungan formal dan berkelanjutan dari manajemen dan stakeholder.
9. Bersedia mengubah dalam menghadapi kesulitan.
10. Jauhkan orang lain informasi tentang status proyek.
11. Bersedia untuk mencoba ide-ide baru.
12. Jadilah seorang pemimpin.

senjata rahasia managemen proyek

1. Segmentasi Pasar

Ada banyak pendatang baru dalam bisnis Web Design sekarang, yang kecil dan terdiri dari dua orang-bahkan satu orang- yang meningkatkan pilihan untuk pihak Klien, Keberhasilan anda bergantung dari seberapa ahli dan seberapa fokus anda. Ketahuilah tujuan anda dan Kejarlah klien yang anda inginkan (lewat jalan yang sportif, tanpa KKN, dan dengan presentasi proporsal yang baik tentunya)

2. Solving the bussiness problem

Kebanyakan Web Site Producers ketemu dengan pihak klien yang bahkan belum mendefinisikan tujuan bisnis dari sebuah proyek pembuatan web site. Cobalah untuk :

a. Melihat masalah pemasaran secara keseluruhan

b. Menghemat uang sebanyak-banyaknya, atau

c. Melayani pihak customers yang paling profitable terlebih dahulu ketika Web terlibat, diskusikan dengan pihak klien jalan paling efektif untuk menggunakannya (Web)

3. Kapan harus bilang TIDAK

Ketika pihak klien tidak memenuhi kriteria – kriteria anda, Tanyakan pada diri sendiri apakah memang berharga untuk membuat perkecualian / kompromi. karena pekerjaan besar lebih baik daripada pekerjaan kecil. Mungkin secara relatif , bisa dibilang lebih baik menolak pekerjaan kecil karena mengejar pekerjaan yang lebih besar.

4. The Memorandum of Engagement (MOE)

Selalu bawa lembar MOE kosong pada pertemuan dengan pihak klien, just in case seorang potensial klien menjadi klien baru. kegagalan menandatangani MOE adalah tanda anda terlalu tergesa-gesa dalam proyek anda. (anda bisa mengambil dan sedikit mengubah template dokumen MOE yang tersedia di sini)

5. Strategy

Bila sebuah group web design berhasil melewati tahap strategy, atau lebih baik lagi, dapat diketahui kualitas kerja strategis mereka, adalah sebuah faktor yang membedakan. Setiap group web design yang bekerja dengan strategy dan memecahkan masalah bisnis klien, akan tampak lebih menarik bagi calon klien potensial yang menggangap Web dengan serius.

6. Customer Profiles

Membuat Customer Profiles memberikan (membatasi) sejumlah kecil orang untuk di’puas’kan. Jika anda hanya mempunyai 4 orang pengunjung site anda, dan kehilangan seorang berarti kehilangan 25% dalam traffic, Apa yang anda rela lakukan untuk membawa seorang yang hilang tersebut kembali

7. Libatkan Kepala Tim dari Pihak Klien

Jika Kepala team klien terlibat ( menghabiskan waktu ) dengan pihak web designer, semua pihak akan mendapatkan keuntungan. Cobalah membawa kepala tim pihak Klien datang ke kantor anda, dudukan beliau di depan komputer, dan persilakan beliau untuk melakukan perbandingan (dengan web site pihak kompetitor / inspirator ) di depan komputer tersebut. Dengan demikian beliau akan menghargai secara penuh , apa yang coba dilakukan oleh pihak Web Designer

8 . KOMUNIKASI Reguler

Proyek dapat gagal karena banyak hal, seringkali hanya karena kurangnya komunikasi dan salah paham. Kondisi dunia web yang selalu berubah , dan batasan-batasan yang dihadapi seorang Web Designer , sangat mempersulit semua pihak. Bahkan kadang sebuah proyek gagal, hanya karena salah paham tentang sebuah istilah , misal Spesifikasi Design atau template. Sebaiknya seorang produser berbicara / berkomunikasi denga klien dua kali minimal dalam seminggu. dan dalam setiap kesempatan lakukan :

* Revisi terhadap apa yang telah anda kerjakan

* Apa yang sedang anda kerjakan sekarang

* dan tahap apa selanjutnya dalam Jadwal

Jadi libatkan mereka (pihak klien) dengan jalan :

- Diskusikan tingkat kepuasan dan kenyamanan mereka dalam proses tersebut; – Mintalah pihak klien mengulang item actions yang baru anda jelaskan pada anda.; – Jika mereka dapat dengan jelas menjelaskan apa yang baru anda diskusikan , berarti mereka telah mengerti point anda.;

9. Perlakukan Klien secara Individual

Misal, pihak klien yang sulit menyediakan bahan untuk isisebuah site pada waktunya, Jika setelah anda mengemail beliau dua kali dalam sehari dan tetap bahan belum terkirim , jangan pernah berkata “ya , udah siapa yang butuh?” , tapi kejarlah pihak klien , telpon beliau, siapa tahu beliau menerima email ratusan tiap hari karena kebanyakan ikut mailing list.

10. Content Cut-Off

Pada Proyek besar, sediakan dua minggu cut-off untuk penghantaran Content sebelum launch final site. pada Proyek yang lebih kecil, cukup seminggu. dan buatlah perkecualian untuk sisipan news, berita terbaru, pada halaman tertentu dan saat-saat mendekati peluncuran sebuah site.

11. Content Management vs. Project Management

Web Designer menggunakan perangkat proyek manajemen, misal proyek site untuk mendesain dan membangun web site klien, pihak klien kemudaian menggunakan perangkat content management untuk menjalankan site tersebut dari hari ke hari, membuat template dan contents yang bekerja dengan design original site tersebut.

TIM INTI PADA MANAJEMEN PROYEK WEB

Peran tim inti dalam manajemen proyek web adalah sebagai berikut :

1. Produser (manajer produk, proyek atau pemimpin proyek). Dalam hal ini, tugas dari produser adalah harus bisa bertanggung jawab atas perencanaan sampai penutupan proyek web yang dilaksanakan.

2. Pemimpin Teknis (IT). Pemimpin teknis menyediakan kepemimpinan teknologi untuk situs yang dimulai dengan pertanyaan lingkup. Selain itu, harus bisa mengetahui teknologi web yang dipakai nantinya.

3. Pemimpin Desain (desainer). Seseorang yang menyajikan visualisasi situs adalah desainer web. Tugas dari desainer pada umunya menyajikan situs web ayng fungsional dan ekspresif secara visual.

4. Pemimpin Produksi (Manajer Produksi atau Pemimpin HTML). Manajer produksi web mengatur penciptaan situs fisik dari server sampai bentuk fisik web (HTML/ASP nya).

5. Spesialis Domain.Spesialis yang ada tergantung pada pengembangan situs yang ada.

6. Tim Yang Diperluas.

Ada beberapa peran tim web diperluas, yaitu :

1. Peran-peran desain:

- Arsitek informasi

- Ahli usabilitas

- Seniman grafis

- Editor foto

2. Peran-peran produksi

- Spesialis produksi media

- HTML atau EPngkode ASP

3. Peran-peran Teknis

- Perekayasaperangkat lunak/pemrogram

- Perekayasa QA/penguji

- Admin system

- Analisis Data

- Penulis Iklan

- Kopieditor

- Spesialis komunitas

- Moderator komunitas

4. Peran-peran keuangan

- Penyedia produk

- Manajer penjualan ruang iklan

- Manajer pemasaran

- Manajer pengembangan bisnis

STRUKTUR TIM WEB

Tiga tim web khusus adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan web yang keseluruhan pengorganisasianya di fokuskan untuk memproduksi situs web.

2. Bisnis kecil dan konsultan web. Bisnis kecil yang berfokus pada toko dan layananya/bukan pada situs web ini menyewa konsultan untuk membangun situsnya

3. Korporasi dan agensi web. Perusahaan besar tersebut menyewa suatu agensi web yang dibentuk untuk menetapkan strategi internet mereka dan membangun ulang situs web mereka.

KESIMPULAN

Dari beberapa penjelasan diatas, maka kesimpulan dair resume ini adalah :

1. Manajemen proyek adalah suatu keahlian, peralatan, dan proses manajemen yang diperlukan untuk kesuksesan suatu proyek.

2. Banyak tahapan yang ada pada manajemen proyek web.

3. Dalam pengembangan dan pembangunan proyek web, diperlukan manajemen proyek web yang baik.